Sprachdokumentation in Rheinland-Pfalz: So können Einrichtungen mit voize bis zu 37.000 € pro Jahr refinanzieren

Seit dem 1. Oktober 2026 gilt für vollstationäre Pflegeeinrichtungen in Rheinland-Pfalz: Wer sprachgesteuerte Pflegedokumentation wie voize einsetzt, darf einen Teil der gewonnenen Pflegezeit auf die vereinbarte Personalausstattung anrechnen.

Das haben die Kostenträger und die Vereinigungen der Träger am 22. September 2026 als neuen § 19a im Rahmenvertrag nach § 75 Abs. 1 SGB XI unterzeichnet. Wir zeigen, was das bedeutet und was Einrichtungen als Nächstes tun sollten.

Was regelt § 19a für die Refinanzierung in Rheinland-Pfalz?

Wer sprachgesteuerte Pflegedokumentation einsetzt, kann sich 0,5 Vollzeitstellen anrechnen lassen, solange die Zeitersparnis vom Anbieter durch Studien oder Erfahrungswerte nachgewiesen werden kann. Das heißt: Jeder Einrichtung, die keine Sprachdokumentation nutzt, entgehen jeden Monat tausende Euro.

Der Kurzüberblick der neuen Regelung:

• Was: Einrichtungen mit Sprachdokumentation dürfen gewonnene Pflegezeit auf ihre vereinbarte Personalausstattung anrechnen.
• Umfang: 0,5 Vollzeitstellen, davon 0,4 Pflegefachkräfte und 0,1 Pflegehilfskräfte.
• Beantragung: Direkt nach Einführung der Sprachdokumentation. Wer die Sprachdokumentation, wie z. B. voize, schon mehr als drei Monate im Einsatz hat, darf die Refinanzierung direkt beantragen.
• Dauer: Gilt, solange keine weitere Erhöhung der Personalrelationen nach § 113c SGB XI geltend gemacht wird.
• Gilt seit: 1.10.2026. Die Anrechnung beginnt in der Regel drei Monate nach Einführung der Sprachdokumentation.

Beispiele & Rechner: So hoch kann die Refinanzierung sein

Die Höhe der Refinanzierung richtet sich nach den jährlichen Bruttokosten für Vollzeitstellen. Wir haben drei verschiedene Szenarien durchgerechnet. Die Tabelle zeigt die Ergebnisse:

Damit wird klar: Wer die Sprachdokumentation in der Pflege nicht nutzt, verliert bis zu 37.000 € pro Jahr pro Einrichtung.

Hier können Sie ausrechnen, wie hoch die Refinanzierung für Ihre Einrichtung ist:

Welche Voraussetzungen müssen für die Refinanzierung erfüllt sein?

Wer die Refinanzierung erhalten möchte, muss fünf Voraussetzungen erfüllen:

1. Versorgungsqualität muss unverändert gewährleistet sein.
2. Ständige Präsenz einer Pflegefachkraft bleibt Pflicht.
3. Mindestpersonalisierung von 5,5 VZÄ Pflegefachkräften gilt ohne Anrechnung. Die 0,4 VZÄ Fachkraftanteil dürfen diese Untergrenze also nicht aufweichen.
4. Zusätzliche Stellenanteile (verantwortliche Pflegefachkraft, Praxisanleitung, QM, Netzwerkstellen nach § 19 Abs. 11) bleiben unberührt.
5. Doppelfinanzierung der Implementierungsaufwendungen ist ausgeschlossen. Wer die Kosten bereits anderweitig refinanziert bekommt, kann sie nicht zusätzlich über die Personalanrechnung geltend machen.

Warum ist voize ideal für die Refinanzierung in Rheinland-Pfalz?

Wie oben bereits beschrieben ist voize der einzige Anbieter, der die Zeitersparnis durch eine externe, wissenschaftliche Studie in echten Einrichtungen belegt hat. Dazu kommen die Erfahrungswerte von über 2.000 Pflegeeinrichtungen und über 200.000 Pflegekräften, die voize in Deutschland täglich nutzen. Kein anderer Anbieter hat so viel Erfahrung mit deutschen Pflegeeinrichtungen.

Dazu kommt: voize wird in Anlage 2 der Ergänzungsvereinbarung zum Rahmenvertrag ausdrücklich als Anbieter genannt, bei dem das nötige Entlastungspotenzial aufgrund von Studienergebnissen und Erfahrungswerten als gegeben gilt. Das heißt: Wer voize nutzt, hat die Anrechnung sicher, solange die oben genannten Voraussetzungen erfüllt werden und keine begründeten wesentlichen Einwände der Kostenträger vorliegen. Anbieter, die nicht als Beispiel genannt werden, müssen diese Entlastung selbst darlegen.

Wie läuft der Antrag für die Refinanzierung?

Der Antrag läuft in fünf einfachen Schritten:

1. Formular ausfüllen: Das Antragsformular (Anlage 1 der Vereinbarung) braucht Angaben zu Träger und Einrichtung inklusive Institutionskennzeichen, zum Anbieter des Systems, zum Zeitpunkt der Umstellung, zum gewünschten Beginn der Anrechnung und zur Ansprechperson.
2. Unterschreiben lassen: Die vertretungsberechtigte Person bestätigt, dass keine Doppelfinanzierung vorliegt, die Versorgungsqualität unverändert ist und die ständige Präsenz einer Pflegefachkraft gewährleistet ist.
3. Digital versenden: Der Antrag geht an fünf Stellen: AOK Rheinland-Pfalz/Saarland, BKK Landesverband Mitte, IKK Südwest, vdek und das Landesamt für Soziales, Jugend und Versorgung.
4. Prüfung abwarten: Die Sozialleistungsträger prüfen, ob begründete wesentliche Einwände vorliegen, etwa aus Prüfdienstberichten oder Feststellungen der Beratungs- und Prüfbehörde nach dem LWTG zu erheblichen Qualitätsmängeln.
5. Bestätigung erhalten: Ohne Einwände bekommt die Einrichtung eine digitale Bestätigung mit dem Zeitpunkt, ab dem die Anrechnung gilt. Die Beratungs- und Prüfbehörde erhält eine Kopie.

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