Weniger Doku-Last, bessere Prüfergebnisse
Als eine der ersten Einrichtungen der Caritas Stuttgart hat das Haus St. Barbara voize von Anfang an mitgeprägt. Das Ergebnis: deutlich weniger Überstunden, vollständigere Dokumentation – und 2025 erstmals keine MD-Prüfung dank Bestnoten im Vorjahr.
“Kolleg:innen berichten, dass sie bei einer Neuaufnahme (SIS Gespräch) bis zu 45 Minuten sparen , weil sie direkt im Zimmer dokumentieren, während das Gespräch läuft.”
Die Herausforderung
Sperriges Dokumentationssystem, lückenhafte Einträge und Zeitdruck am Schichtende
Das alte Dokumentationssystem im Haus St. Barbara war sperrig, schwer zu schulen und nicht mobil nutzbar. Pflegekräfte notierten Beobachtungen unterwegs – manchmal buchstäblich auf dem Handrücken – und übertrugen sie zum Schichtende am PC. Ein Prozess, der unnötig Zeit kostete und Lücken in der Dokumentation produzierte. Führungskräfte verbrachten Arbeitszeit damit, Einträge nachzukontrollieren und Mitarbeitende an ausstehende Dokumentation zu erinnern.
Wer nach einer langen Schicht noch dokumentieren musste, baute keine Erholung auf. Und lückenhafte Einträge machten Prüfungen aufwändiger als nötig. Das Ziel war deshalb klar: die Zeit, die das Team hat, besser nutzen – für die Menschen, nicht für den Schreibtisch.
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Die Lösung
Neustart statt Aufsetzen auf alte Prozesse
Der erste Kontakt zwischen dem Haus St. Barbara und voize entstand ungewöhnlich: Die Gründer wollten hospitieren – verstehen, wie Dokumentation in der Praxis wirklich läuft. Was sie sahen, war symptomatisch: Pflegekräfte, die Vitalwerte kurzerhand auf den Handrücken schrieben, weil kein PC in der Nähe war. Für René Stolz-Hoppmann war danach klar: Wenn ein neues Primärsystem kommt, muss voize von Anfang an Teil davon sein.
2022 war es soweit. voize und Connex Vivendi wurden gleichzeitig eingeführt – kein Aufsetzen auf alte Abläufe, sondern ein echter Neustart. Alle Pflegeprozesse wurden von Anfang an daran ausgerichtet. Seitdem dokumentieren Pflegekräfte direkt am Bewohnerbett per Sprache, zeitnah im Moment der Versorgung. Das Smartphone – hausintern bereitgestellt, passend in jede Kitteltasche – ist immer dabei. Der Gang ins Dienstzimmer gehört der Vergangenheit an.
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Die Zusammenarbeit
Von Anfang an dabei – und von Anfang an konsequent
Das Haus St. Barbara hat voize nicht als „können Sie ja mal ausprobieren" eingeführt, sondern von Beginn an als festen Bestandteil der Arbeitsabläufe. Mehr als 500 Mitarbeitende wurden geschult, Bedenken ernst genommen – aber das Ziel war klar: weniger Zeit am Schreibtisch, mehr Zeit bei den Menschen.
- Gleichzeitige Einführung von voize und Connex Vivendi – bewusster Neustart statt Übergangslösung
- Schulung von über 500 Mitarbeitenden im Einführungszeitraum
- Konsequente Nutzung als fester Arbeitsbestandteil – nicht als optionales Tool
- Führungskräfte aktiv eingebunden als Treiber der Veränderung
- Einarbeitung neuer Mitarbeitender in 1 Tag – statt bis zu 6 Monaten wie bei bisherigen Lösungen
Mitarbeitende
700 in der stationären Altenpflege im gesamten Caritasverband Stuttgart
Start mit voize:
Januar 2022
Standorte:
5 stationäre Pflegeeinrichtungen
Dokueinträge mit voize
über 5,5 Mio.
Dokumentationsystem
Vivendi
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