Herr Urban, würden Sie sich kurz vorstellen?

Mein Name ist Marc Urban. Ich arbeite seit 14 Jahren bei carpe diem und bin verantwortlich für die digitale Ausrichtung des Trägers. voize habe ich vor drei Jahren kennengelernt.

Was hat Sie damals überzeugt, voize einzuführen?

Überzeugt, voize einzuführen, hat uns vor allem, dass die App neu gedacht war. Zum einen ist sie wirklich modern – schön, wenn man der Pflege mal eine App zurückgeben kann, die gut aussieht und modern gemacht ist, wie wir das von privaten Apps kennen. Zum anderen war der Ansatz, die Bürokratie im gesamten Dokumentationsprozess auf das Nötigste zu reduzieren und Dokumentation per Spracheingabe dort entstehen zu lassen, wo sie stattzufinden hat: am Bett des Bewohners.

Wie stark wird voize bei carpe diem heute genutzt?

Warum voize so eine starke Lösung ist, zeigt uns das tägliche Feedback unserer Mitarbeitenden. Wir haben inzwischen 23,5 Millionen Dokumentationseinträge über die mobile Dokumentation mit voize eingesprochen. Jedes Mal, wenn wir in einen Standort gehen, sehen wir es: Die Kolleginnen und Kollegen haben ihre Handys dabei und sprechen in voize. Wir sehen es auch in den Statistiken – die App ist aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken.

Was hat sich dadurch für Ihre Mitarbeitenden verändert?

Was wir deutlich sehen: Dokumentation war früher ein echter Pain Point und fand oft in Überstunden, in Pausenzeiten oder zum Schichtende statt. Jetzt findet dieser Prozess wirklich im Arbeitsalltag statt und entlastet die Mitarbeitenden – das wirkt sich langfristig auf Krankenstände, Fluktuation und vieles mehr aus.

Wie haben Fach- und Assistenzkräfte auf voize reagiert?

Bei voize hatten wir immer wieder die Diskussion zwischen Assistenz- und Fachkräften. Die Assistenzkräfte haben voize super gerne genutzt. Mit den Fachkräften hatten wir das Thema, dass sie sagten: Der Dokumentationsprozess ist mit voize zwar deutlich smarter, aber ich muss trotzdem noch an den PC, um die Fachkrafttätigkeiten zu erledigen – Pflegeplanung, Controlling und so weiter.

Wie sind Sie mit diesem Punkt umgegangen?

Die Idee war, ob wir das nicht smarter machen können. Gemeinsam mit euch haben wir dann diverse Workshops gemacht und den Punkt herausgearbeitet. Ihr habt daraufhin den KI-Agenten entwickelt, der jetzt proaktiv die gesamte Pflegedokumentation scannt und unsere Mitarbeitenden im Dienst auf Diskrepanzen und Abweichungen in der Dokumentation aufmerksam macht – und es per Fingertipp ermöglicht, diese zu korrigieren.

Wie behält die Fachkraft dabei die Kontrolle?

Das Schöne daran: Unsere Fachkraft behält die Kontrolle. Die App schreibt nichts unbemerkt in die Dokumentation und korrigiert nichts eigenmächtig. Die Fachkraft entscheidet mit ihrer Expertise, ob das, was der Agent gefunden hat, richtig ist – dann akzeptiert sie es, oder eben nicht, dann verwirft sie es. Weil der Prozess so klar ist und es immer nur Vorschläge sind, verstehen die Kolleginnen und Kollegen, dass es eine Unterstützung ist, und akzeptieren das gut.

Was verändert das voize Gateway für Sie?

Durch die Entwicklung des voize Gateways konnten wir unsere Systemressourcen erheblich senken. Das Gateway bringt uns außerdem die Offline-Funktionalität: Wenn in unseren Seniorenparks mal das Internet ausfällt, können unsere Mitarbeitenden weiterhin aufs Handy zugreifen – sämtliche Pflegedaten, Medikationspläne und mehr sind in der Kasacktasche in voize verfügbar, und sie können einfach weiterdokumentieren. Früher mussten sie auf Papier wechseln und alles im Nachgang wieder in die Dokumentation übertragen. Diesen Part umgehen wir jetzt.

Ihr Fazit?

voize – die Zukunft der Pflege: innovativ, KI-basiert und unterstützend, und wirklich am Mitarbeiter. Nicht am Mitarbeiter vorbeiprogrammiert, sondern genau das, was er braucht – das bringt ihr mit voize.