Weniger Überstunden und effizientere Schichtübergabe: Wie das Kreszentia-Stift mit voize den Pflegealltag entlastet

Die Herausforderung

Ein Kardex für alle, aber nie zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Jenny Sauermann ist seit über 13 Jahren im Kreszentia-Stift, seit Oktober 2025 als Pflegedienstleitung. Zusammen mit Patricia Haller hat sie die Einführung von voize von Anfang an begleitet und kennt den Alltag davor noch genau: Einen einzigen Kardex pro Bewohner:in, der im Stationszimmer liegt und nie mitgenommen wird. Wer dokumentieren wollte, musste warten, wer nachsehen wollte, musste zurücklaufen.

Deutlich wird das am Beispiel der Gewichtskontrolle. "Es wurde gewogen, dann wurde das Gewicht auf einen Zettel geschrieben, dieser Zettel wurde in den Kardex übertragen, das musste dann nochmal in eine Risikoliste übertragen werden, und die ist dann erst zu mir gekommen", erzählt Sauermann. Vier Arbeitsschritte für eine einzige Information, die am Ende auch noch verzögert bei der Pflegedienstleitung ankam.

Ähnlich lief es bei der Schichtübergabe. Kurz vor der Übergabe um 13:30 Uhr wurde oft noch hektisch nachdokumentiert, was eigentlich längst hätte dokumentiert sein müssen. Und wer nach ein paar freien Tagen zurückkam, las sich bis zu 30 Kardexe durch, um sich einen Überblick zu verschaffen. Der Pflegealltag ließ es nicht anders zu.

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Die Lösung

voize schafft drei spürbare Effekte im Alltag des Kreszentia-Stifts

Das Kreszentia-Stift hat sich für den kompletten Wechsel entschieden: voize und Vivendi wurden im Sommer 2023 gemeinsam eingeführt, für alle rund 110 Mitarbeitenden in Pflege und Betreuung gleichzeitig. “Aus Sicht des Teams ist das ein System, keine zwei getrennten Umstellungen. Und weil es von Anfang an Mehrwert gebracht hat, wurde es direkt als neue Art der Pflegedokumentation angenommen und genutzt”, erzählt Patricia Haller.

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Weniger Überstunden durch Dokumentation im Moment der Pflege

"Früher mussten unsere Pflegekräfte fast jeden zweiten Tag wegen der Dokumentation länger bleiben. Jetzt kommt das dank voize nur noch zwei-, dreimal im Monat vor", sagt Sauermann. Dokumentiert wird direkt, während oder nach der Pflege, nicht mehr unmittelbar vor der Schichtübergabe. Dadurch entfallen doppelte Wege und unnötig lange Prozesse.

Die Zeitersparnis ist auch durch eine Studie der Charité belegt: Pflegekräfte brauchen mit voize 27 % weniger Dokumentationszeit.

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Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender

Früher liefen neue Mitarbeitende mindestens 14 Tage, oft einen Monat lang mit, bevor sie selbst dokumentierten. Heute bekommen sie von Tag eins einen eigenen Zugang und einen Schulungsmodus, der mit den echten Bewohnerdaten des Hauses arbeitet. Häufig dokumentieren neue und erfahrene Pflegekräfte parallel, sodass die erfahrene Pflegekraft direkt gegenlesen kann.

Das Ergebnis: Innerhalb der ersten Arbeitswoche können die meisten neuen Mitarbeitenden bereits eigenständig dokumentieren und im Pflegealltag unterstützen.

Effiziente Schichtübergaben statt Kardex-Stapel

Wo früher bis zu 30 Kardexe durchgeblättert wurden, reicht heute ein Blick aufs Smartphone. Die digitale Schichtübergabe von voize macht es möglich. Auch die Wundversorgung hat sich verändert: Fotos werden direkt in die Dokumentation hochgeladen, ohne langwierige Zwischenschritte über Ausdrucke, die in den Papierakten hinterlegt werden. Für das Team ist das eines der am meisten geschätzten Funktionen im Alltag.

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Die Zusammenarbeit

"voize schaut auf unsere Bedürfnisse"

Für Sauermann macht die Zusammenarbeit mit voize einen Unterschied, den sie aus über 20 Jahren Berufserfahrung mit externen Dienstleistern so nicht kannte. Der Ablauf:

1. Gemeinsame Projektplanung vor dem Start, mit klaren Terminen für jede Woche der Einführung.
2. Einführung mit Workshops vor Ort, eng begleitet durch voize-Coaches.
3. Laufende Begleitung der Mitarbeitenden über einen wöchentlichen Doku-Treff im Haus und eine feste persönliche Ansprechpartnerin bei voize.

Der wöchentliche Doku-Treff läuft bis heute. Eine halbe Stunde, fest im Kalender. Fragen aus dem Alltag, neue Funktionen, danach ein kurzer Newsletter für alle, die nicht dabei sein konnten. Auch deshalb wird voize im Kreszentia-Stift von allen genutzt.

Der Zukunft sehen Sauermann und Haller sehr positiv entgegen: “Es macht Spaß, mit voize zusammenzuarbeiten, weil ihr auf die Bedürfnisse im Alltag schaut. Es macht wirklich einen Unterschied, wenn das Feedback gehört wird wie von euch. Deshalb sind wir uns sicher, dass wir den Pflegealltag auch in Zukunft gemeinsam weiter verbessern können.”

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