KI-Assistenten sorgen für Entlastung im Pflegealltag

Sprachbasierte Pflegedokumentation gilt seit Jahren als vielversprechender Ansatz, um Pflegekräfte von administrativen Routinen zu entlasten. Bisher fehlten jedoch belastbare Daten dazu, wie stark eine App im realen Pflegealltag tatsächlich wirkt – sowohl in Bezug auf Zeitersparnis als auch auf die psychische Entlastung der Mitarbeitenden. Mit der aktuellen Studie zum Sprachassistenten voize liegen jetzt systematische Ergebnisse aus der stationären Langzeitpflege vor. Sie sind nicht nur für den Arbeitsalltag der Pflegekräfte relevant, sondern eröffnen auch neue Spielräume für Refinanzierungsmodelle, mit denen der „personalergänzende" Einsatz von KI-Tools in Pflegesatzverhandlungen zum Tragen kommen kann.

Dokumentation als Ressourcenfresser

Pflegekräfte verbringen bis zu 30 Prozent ihrer Arbeitszeit mit „indirekter" Pflege – das sind Organisation, administrative Aufgaben und vor allem Pflegedokumentation. Angesichts des steigenden Pflegebedarfs und knapper Personalressourcen wird Dokumentation damit zur zentralen Ressourcenfrage.

Der pflegerische Arbeitsalltag ist von Zeitdruck, Unterbrechungen und Multitasking geprägt. Dokumentation wird daher oft gebündelt zum Ende der Schicht erledigt – also häufig unter Zeitdruck und zu einem Zeitpunkt, an dem Informationen bereits verblasst sind. Oft müssen auch mehrere, unübersichtliche Informationskanäle bedient werden. Dieser hohe Workload ist mit psychischer Belastung verbunden, die in der Praxis durch Überstunden, spontane Dienstplanänderungen und Einsatz von Leasingkräften sichtbar wird.

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Sprechen statt Tippen verschlankt Prozesse

Das Berliner Start-up voize ermöglicht mit seinem KI-Sprachassistenten die Pflegedokumentation direkt am Bewohnenden: Pflegekräfte sprechen ihre Beobachtungen nach der Versorgung ein, und die App ordnet die Inhalte automatisch den passenden Kategorien zu – inklusive Pflegebericht, Vitalwerten, Maßnahmen und Medikation. Ein Forschungsteam der Charité hat den Nutzen jetzt als erste deutsche Studie zur Sprachdokumentation unter Realbedingungen der Langzeitpflege systematisch untersucht.

Mehr Ressourcen und verbesserte Strukturen

Das Team begleitete 52 Pflegefachkräfte zwischen September 2024 und Juli 2025 vor und nach der Einführung des Sprachassistenten. Immer dann, wenn Pflegekräfte eine dokumentationsbezogene Aufgabe durchführten – das Tippen am PC, das Laufen zum PC, Notizen auf einem Zettel oder dem Unterarm oder auch das Informieren am PC – stoppte das geschulte Studienpersonal die Zeit.

Zusammengekommen sind 770 Stunden Beobachtungszeit, die den Nutzen von Sprachdokumentation deutlich macht: Ganze 27 Prozent der Zeit für die Pflegedokumentation konnten im Durchschnitt pro Pflegefachkraft gespart werden. Ergänzt werden die Ergebnisse durch die Eindrücke der Pflegekräfte, dass sie weniger unterbrochen werden, weniger Aufgaben unter Multitasking durchführen müssen, weniger Überstunden machen, Informationen besser verfügbar sind und die Informationsmenge besser zu bewältigen ist.

Was ist aber mit der anfänglichen Belastung bei der Einführung neuer Tools? Auch dieser Frage ist das Forschungsteam der Charité nachgegangen und hat dafür Anzeichen von Technikstress bei Pflegekräften erhoben. Da Technik sowohl als hinderlich wie auch als positive Herausforderung erlebt werden kann, wurden beide Sichtweisen abgefragt. Die Ergebnisse zeigen auch hier, dass der größte Teil der Pflegekräfte voize als unterstützende Ressource empfindet. Das heißt: Das Personal fühlte sich bei der Einführung des Sprachassistenten gut eingebunden, bewertet den Support als gut erreichbar und erlebte das Tool als zuverlässig und arbeitserleichternd.

Von der Studie zur Strategie

Doch wie lassen sich die Erkenntnisse für den Arbeitsalltag in eine Unternehmensstrategie überführen?

1. Entlastung als strategische Ressource nutzen: Effizienzgewinne durch KI-gestützte Sprachdokumentation lassen sich als Return on Investment verstehen. Sie wirken nicht nur kurzfristig über eingesparte Minuten, sondern auch über indirekte Effekte. Entlastete Pflegekräfte sind zufriedener, bleiben länger im Unternehmen und fallen seltener krankheitsbedingt aus. Gleichzeitig können Arbeitgeber, die mit Sprachdokumentation arbeiten, dies im Recruiting aktiv nutzen und sich als innovative Einrichtung positionieren.
2. KI-basierte Dokumentation als personalergänzenden Ansatz verhandeln: Die Ergebnisse zeigen, dass KI-basierte Dokumentation messbare Effekte auf Zeitaufwand und Belastung haben kann. Damit eignet sie sich in Gesprächen mit Pflegekassen nicht nur als Digitalisierungsprojekt, sondern kann als Baustein zur Entlastung knapper Personalressourcen positioniert werden.

Ein praktisches Beispiel zeigt, wie sich die mit voize erzielte Zeitersparnis in Vollkraftstellen (VK) übersetzen lässt. Für eine Einrichtung mit 75 Bewohnenden werden auf Basis der Bewohnerstruktur und der Personalanhaltswerte nach § 113c SGB XI die einsetzbaren VK berechnet. Legt man eine Nettojahresarbeitszeit von 1.578,72 Stunden je VK zugrunde, ergibt sich durch den reduzierten Dokumentationsaufwand eine monatliche Zeitersparnis von 113,22 Netto-Stunden – das entspricht rechnerisch 0,86 VK.

In der Vergütungsverhandlung kann dieser Wert als personalergänzender Effekt genutzt werden, indem zum Beispiel 0,5 VK als refinanzierungsrelevant anerkannt und der verbleibende Anteil als spürbare zeitliche Entlastung direkt beim Team belassen wird. So werden die Effekte des Sprachassistenten für Kostenträger und Einrichtungen transparent und schaffen eine nachvollziehbare Grundlage für innovative Refinanzierungsmodelle. Die Voraussetzung dafür ist ein aktiver Dialog zwischen Einrichtungen und Kostenträgern, um gemeinsam zu definieren, wie diese Strategie konkret ausgestaltet, bemessen und dauerhaft in Refinanzierungsmodelle integriert werden kann.

KI-Tools langfristig refinanzieren

Die Studie zeigt: Der Einsatz einer KI-Sprachassistenz kann die Arbeit in Pflegeeinrichtungen effizienter und mitarbeiterfreundlicher machen. Darüber hinaus liefern die Ergebnisse erstmals eine empirische Grundlage, voize im Sinne eines personalergänzenden Ansatzes bewerten zu können. Gleichzeitig bilden die Ergebnisse den Stand der Anwendung bis etwa Mitte 2025 ab. Seitdem hat sich voize weiterentwickelt: Aus einem primär dokumentationsorientierten Sprachassistenten ist ein umfassender KI-Begleiter geworden, der heute unter anderem die intelligente Schichtübergabe unterstützt und die KI-gestützte SIS ermöglicht und damit noch stärker in zentrale Abläufe des Pflegealltags eingebunden ist. Wer diese Chance nutzt, kann Sprachdokumentation nicht nur als Digitalisierungsbaustein, sondern als strategisches Instrument in der Personal- und Versorgungsplanung etablieren.

„Der Einsatz einer KI-Sprachassistenz macht die Arbeit in der Pflege effizienter und mitarbeiterfreundlicher."— Katja Schwabe, Team Lead Research, voize

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Dieser Artikel erschien zuerst als Gastbeitrag im Care Invest Circle Magazin, Ausgabe Nr. 03/2026.