Wie Sprachdokumentation in der Pflege Prozesse vereinfacht, Qualität steigert und Sprachbarrieren abbaut

Wie Sprachdokumentation in der Pflege Prozesse vereinfacht, Qualität steigert und Sprachbarrieren abbaut

Interview mit René Stolz-Hoppmann von der Caritas Stuttgart: Als die Caritas Stuttgart voize einführte, ging es nicht nur darum, Zeit zu sparen. „Unser Ziel war, die Zeit, die wir haben, besser zu nutzen – für die Menschen“, sagt Rene Stolz-Hoppmann, der die Einführung begleitet hat.

Vom Handrücken zum Smartphone

Julia: Herr Stolz-Hoppmann, wie sind Sie auf voize aufmerksam geworden?

René Stolz-Hoppmann: Das war etwas ungewöhnlich. Die Gründer wollten bei uns hospitieren, um zu sehen, wie in der Praxis dokumentiert wird. Damals mussten sich Pflegekräfte manchmal behelfen und schrieben die Vitalwerte kurzerhand mit Kuli auf den Handrücken. Uns war schnell klar: Wenn wir ein neues Primärsystem einführen, muss es eine Schnittstelle zu voize geben. 2022 war es dann soweit – wir haben beides zusammen eingeführt.

‍

Bedenken ernst nehmen, Ziele klar machen

Julia: Hatten Sie zu Beginn mit Widerständen im Team zu kämpfen?

René Stolz-Hoppmann: Na klar, das ist ja völlig normal. Jede Veränderung löst erst mal Unsicherheit aus. Deshalb haben wir von Anfang an sehr offen kommuniziert, alle Fragen ernst genommen und vor allem genug Zeit für ordentliche Schulungen eingeplant. Das Wichtigste war aber, unser Ziel klar zu machen: weniger Zeit am Schreibtisch, mehr Zeit bei den Menschen. Und das wollen alle Pflegekräfte – sie sind ja nicht in den Beruf gegangen, um Formulare auszufüllen. Und genau dabei hilft voize.

‍

Die Technik muss stimmen

Julia: Und was war die größte Herausforderung?

René Stolz-Hoppmann: Technisch war das WLAN das Hauptthema. voize funktioniert zwar auch offline, aber flächendeckendes WLAN macht es einfacher. Besonders am Anfang wollten alle sofort sehen: „Ich hab was eingesprochen – steht das jetzt schon im System?" Wenn das Netz schwächelt, wird das schnell frustrierend. Da haben wir viel dazugelernt und ordentlich nachgebessert.

Julia: Für welche Geräte haben Sie sich entschieden?

René Stolz-Hoppmann: Wir arbeiten mit hausinternen Smartphones. Ehrlich gesagt, kann damit jeder umgehen. Im Einführungszeitraum wurden mehr als 500 Mitarbeitende geschult – es gibt keinen, der noch nie ein Smartphone in der Hand hatte. Die sind mobil, passen in die Kitteltasche oder hängen am Band. Tablets bleiben oft auf dem Pflegewagen liegen und dann hat man sie nicht dabei, wenn man sie braucht.

‍

Überraschend schnelle Akzeptanz

Julia: Wie war denn die Reaktion, als es richtig losging?

René Stolz-Hoppmann: Sehr gut! Wir haben voize nicht als „können Sie ja mal ausprobieren" eingeführt, sondern gleich als festen Bestandteil unserer Arbeitsabläufe. In unseren Einrichtungen sagt mit Abstand die Mehrheit unserer Mitarbeitenden, dass sie nicht mehr darauf verzichten möchten. Das spricht für sich, oder?

‍

Messbare Verbesserungen

Julia: Was hat sich für Sie am deutlichsten verändert?

René Stolz-Hoppmann: Wir können die Zeitersparnis von rund 39 Minuten pro Tag und Pflegekraft nach eigenen Messungen bestätigen. Das klingt vielleicht nicht nach viel, aber diese Zeit fließt direkt zurück zu den Bewohnenden – für Gespräche, Betreuung oder auch Palliativbegleitung. Dazu kommt: Die Dokumentationsqualität ist deutlich besser geworden, das sehen wir auch bei den Prüfungen. Und ein Aspekt, der uns besonders freut: Pflegekräfte, die noch unsicher im Deutschen sind, gewinnen richtig Selbstvertrauen. Sprechen fällt eben leichter als Schreiben.

Julia: Was würden Sie anderen Einrichtungen raten, die voize einführen möchten?

René Stolz-Hoppmann: Denken Sie zuerst an Ihre Abläufe, nicht an die Technik. Holen Sie Ihre Führungskräfte ins Boot – die machen wirklich den Unterschied. Und bleiben Sie auch nach der Einführung dran, damit neue Funktionen auch wirklich genutzt werden.

‍

Fazit

‍Die Erfahrungen im Haus St. Barbara zeigen, dass der Einsatz von voize die Dokumentation in der Pflege spürbar erleichtert und messbare Verbesserungen ermöglicht. Weniger Zeit am Schreibtisch, eine höhere Qualität der Einträge und mehr Sicherheit im Alltag sind Ergebnisse, die unmittelbar den Mitarbeitenden und Bewohnenden zugutekommen. Wir bedanken uns herzlich bei René Stolz-Hoppmann und seinem Team für die Einblicke und die Offenheit, ihre Erfahrungen zu teilen.

‍