Wie Die Zieglerschen voize in 25 stationären Einrichtungen einführen

Die Zieglerschen sind ein diakonischer Komplexträger mit über 60 Standorten in Süddeutschland, von Schulen über Einrichtungen für Menschen mit Behinderungen bis zu Kliniken und Seniorenzentren. In der stationären Altenhilfe mit ihren 25 Einrichtungen läuft seit 2025 die Einführung von voize.

Im Gespräch mit Klaudija Parizoska erzählen Patricia Schuler (Projektleitung) und Egon Hornstein (IT) bei Die Zieglerschen, wie sie das Projekt aufgesetzt haben, was die dreimonatige Pilotphase gebracht hat und worauf es ankommt, damit KI in der Pflege wirklich im Alltag ankommt.

Die Einführung der sprachbasierten Pflegedokumentation mit der voize-App sorgt durch das gemeinsame Ausprobieren und Lernen für viel Teamspirit wie hier im Seniorenzentrum Erolzheim der Zieglerschen. (Foto copyright: Die Zieglerschen)

Ausgangslage: Smartphones in der Schublade

Patricia, wie war die Situation bei euch, bevor voize ins Spiel kam?

Patricia Schuler: Die Doku hat Zeit gefressen und teilweise hatten wir Lücken. Wir hatten zwei Jahre vorher schon eine mobile Datenerfassung eingeführt, aber die hat nicht die gewünschte Durchdringung erreicht. In manchen Einrichtungen lagen die Smartphones eigentlich nur in der Schublade. Damals war die App des anderen Anbieters sehr klicklastig, der Schulungsaufwand hoch. Das hat sich mit der Einführung von voize dann verändert.

Wie die Entscheidung für voize bei Die Zieglerschen fiel

Wie ist es zur Entscheidung für voize gekommen?

Patricia Schuler: Der Impuls kam aus den eigenen Reihen. Im Mai hatten wir eine Gesamtleitungskonferenz, bei der alle Führungskräfte beieinander waren. Marcel und Fabio von voize haben das Produkt dort vorgestellt. Alle waren begeistert. Danach war klar: Da gibt es eigentlich keinen Weg zurück. Unser Geschäftsführer Sebastian Köbbert ist dann in die Verhandlungen eingestiegen.

Wie die Pilot-Einrichtungen für die voize-Einführung ausgewählt wurden

Ihr habt euch bewusst für einen Piloten entschieden. Wie habt ihr die Einrichtungen ausgewählt?

Patricia Schuler: Wir wollten alle 25 stationären Einrichtungen von Anfang an mitnehmen, aber den Piloten klein halten. Also haben wir eine Interessensbekundung intern ausgeschrieben. Drei Voraussetzungen waren uns wichtig:

Erstens musste die Einrichtung schon mit der mobilen Datenerfassung arbeiten, also Mitarbeitende, die an Smartphones gewöhnt sind. Zweitens durfte parallel kein anderes Digitalisierungsprojekt laufen, weil ein Pilot Zeit und Mitarbeit kostet. Drittens brauchte die Einrichtung ein stabiles Führungsteam, weil die Leitung den Piloten aktiv mittragen muss.

Aus den Bewerbungen haben wir fünf Einrichtungen ausgewählt. Im September 2025 sind wir mit den Coach-Schulungen gestartet, im Dezember 2025 endete der Pilot. Direkt danach sind wir in den flächendeckenden Rollout gegangen und führen voize jetzt Schritt für Schritt in allen 25 stationären Einrichtungen ein.

Coach-Schulungen für voize: Wie das Drei-Säulen-Modell angepasst wurde

Wie liefen die Schulungen ab?

Patricia Schuler: Wir haben das Drei-Säulen-Modell von voize ein wenig angepasst. Eigentlich sollen die Coaches nach der Schulung zwei Wochen allein mit voize arbeiten, bevor das Wissen weitergegeben wird. Bei uns gab es so viele Kolleginnen und Kollegen, die nicht in der Coach-Schulung waren und total neugierig, dass wir die nicht warten lassen wollten. Die Coaches sind nach der Schulung in die Einrichtung zurück und haben ihr Wissen direkt weitergegeben.

Die Schulungen selbst waren sehr praxisnah. Jeder Mitarbeitende hatte ein Smartphone in der Hand und konnte interaktiv mitmachen. Auch Mitarbeitende, die privat kein Smartphone nutzen und Bedenken gegenüber voize hatten, sind motiviert aus der Schulung rausgegangen.

Warum bei die Zieglerschen alle Qualifikationsstufen gemeinsam geschult werden

Wer wurde geschult? Nur die Fachkräfte?

Patricia Schuler: Wir finden es wichtig, bei den Schulungen nicht nach Qualifikation oder Position zu unterscheiden. Ob Leitungen, Pflegedienstleitungen, Praxisanleitungen, Mitarbeitende fachliche Entwicklung oder Hilfskräfte, ob erfahren oder skeptisch: Alle wurden gemeinsam geschult. Das löst Vorbehalte schnell auf.

Wir nutzen voize für die tägliche Dokumentation. Seit Mai 2026 gehen wir auch den Schritt, dass für die Kurzzeit-Unterbringung (KuB) 1 bis 3 nur noch voize zur Verfügung steht. Ausgenommen sind Azubis, weil die noch Planungstätigkeiten in Vivendi PD Web durchführen.

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Schnittstelle zu Vivendi: In wenigen Stunden produktiv

Egon, wie habt ihr die IT-Seite aufgesetzt?

Egon Hornstein: Was mich wirklich überrascht hat: Die Anbindung zwischen voize und Vivendi stand schnell. Nachdem ein offenes Thema beim Anmelde-Konto geklärt war, hat die eigentliche Schnittstelle nur ein bis zwei Stunden gedauert. Da merkt man, dass voize die Vivendi-Integration sauber gebaut hat. Für uns als IT war das deutlich entspannter, als ich erwartet hatte.

Auch die Geräte-Verteilung war für 25 Einrichtungen kein großer Aufwand. Einmal gut vorbereitet, danach läuft jedes neue Gerät in wenigen Minuten an.

Datenschutz und DSGVO bei der KI-Einführung in der Pflege lösen

Wie habt ihr Datenschutz und DSGVO gelöst?

Egon Hornstein: Bei uns gibt es feste Prozesse, wenn externe Systeme angebunden werden. Wir haben früh die Mitarbeitervertretung (MAV) einbezogen, unseren Verantwortlichen für Datensicherheit und unsere Datenschutzbeauftragte. voize hat dafür alle nötigen Unterlagen bereitgestellt, das hat den Prozess deutlich vereinfacht.

Weil wir das früh in die Wege geleitet haben, lagen die Freigaben schon vor, als die Technik bereit war. Niemand musste auf den anderen warten.

Wie voize mit Dialekten und Akzenten in der Pflege umgeht

Wie kommt die KI mit süddeutschen Dialekten und Akzenten klar?

Patricia Schuler: Dialekte und Akzente sind im südlichen Teil Deutschlands ein großes Thema. Am Anfang gab es Unsicherheiten, manche Mitarbeitende wurden nicht gleich gut verstanden. Aber die KI lernt. Nach etwa drei Wochen kam die Rückmeldung: Jetzt passt das, ich werde verstanden.

Was sich mit voize im Pflegealltag bei Die Zieglerschen verändert hat

Was hat sich seit der voize-Einführung im Pflegealltag und in der Dokumentation konkret verändert?

Patricia Schuler: Wir sehen deutlich weniger nicht abgezeichnete Maßnahmen am Ende der Schicht. Alles sieht viel besser aus, weil zeitnah dokumentiert wird. Das Aufnahmegespräch über die SIS wird als sehr positiv empfunden. Die Mitarbeitenden können sich voll auf die Bewohnenden oder Angehörigen konzentrieren und haben am Ende schon eine erste Version in der SIS.

Was uns aus den Häusern oft zurückgespiegelt wird: Ich habe am Ende der Schicht den Kopf frei. Ich muss nichts mehr nach Feierabend nachdokumentieren. Das ist eines der Feedbacks, die mich am meisten berühren.

Nachhaltiger Erfolg dank Sprechstunden und kontinuierlicher Begleitung

Wie begleitet ihr die Mitarbeitenden nach dem Rollout?

Patricia Schuler: Wir haben mittwochs eine interne voize-Sprechstunde. Eine Stunde, in der jeder Mitarbeitende reinkommen kann, um Anwendungsbeispiele zu besprechen, Probleme mitzubringen oder positives Feedback zu geben.

voize ist auch Bestandteil unserer bestehenden Fachtage geworden. Und vor jedem Rollout-Schritt haben wir Vorbereitungstermine mit den Leitungen, in denen wir noch einmal mitgeben: Informiert die Bewohnenden, informiert die Angehörigen, nehmt alle Mitarbeitenden mit.

Was andere Pflegeeinrichtungen lernen können

Was ist euer wichtigster Rat an Einrichtungen, die KI in der Pflege einführen wollen?

Patricia Schuler: Der wichtigste Punkt ist eine gute Vorbereitung und Planung der Schulungen. Die Führungskräfte wirklich mitnehmen, weil ein Veränderungsprozess nur funktioniert, wenn die Führung dahinter steht. Den Doku-Prozess-Check im Vorfeld gründlich durchführen, damit so wenige Planungsfehler wie möglich entstehen. Und bei den Coach-Schulungen motivierte Mitarbeitende aller Qualifikationsniveaus einbeziehen, damit das ganze Spektrum abgedeckt ist.

Egon Hornstein: Aus IT-Sicht: nachhaltig planen. Strukturen für alle Häuser auf einmal aufsetzen, statt sie für jeden Piloten neu zu bauen.

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Fazit: Was eine voize-Einführung im Komplexträger erfolgreich macht

Die Zieglerschen zeigen, wie eine KI-Einführung in einem Komplexträger gelingen kann. Drei Hebel waren entscheidend: ein Pilot mit klaren Voraussetzungen, eine parallel aufgesetzte IT-Infrastruktur und eine Schulungs- und Begleitlogik, die alle Qualifikationsniveaus einbezieht.

Das Ergebnis: weniger nicht abgezeichnete Maßnahmen, bessere Übersicht, eine spürbar entlastende Sprachdokumentation im Alltag. Und ein Team, das am Ende der Schicht den Kopf frei hat.

Mehr zur Zusammenarbeit auch hier im Video mit Geschäftsführer Sebastian Köbbert:
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